خوردن فیل را از کجایش شروع کنیم؟
اگر شما هم هنگام انجام هر کاری فکر می کنید این کاری که هم اکنون دارید انجام می دهید خیلی هم مهم نیست و الان باید در حال انجام کار دیگر مهم تری باشید و یا اگر نمی دانید یک کار بزرگ را از کجا شروع کنید، خواندن این مقاله به درد شما خواهد خورد. با خواندن این مقاله شما خواهید فهمید چگونه یک هدف بزرگ و پیچیده را به مسیری مشخص و گام به گام تبدیل کنید و از سردرگمی و اضطراب ناشی از آوار شدن کارها بر سرتان رهایی یابید.
در مقاله قبلی با عنوان «راهنمای خوردن فیل، چطور یک پروژه بزرگ را گام به گام و لایه به لایه انجام دهیم؟» ما درباره این صحبت کردیم که چطور می توان یک پروژه خیلی خیلی بزرگ را که مثل خوردن یک فیلم عظیم ناشدنی به نظر می رسد را به کارهای کوچک تبدیل کنیم. ما در این مقاله از دو روش گام به گام و لایه لایه برای تقسیم کارهای صحبت کردیم و گفتیم در رویکرد چابک از هر دو این تکنیک ها برای بخش بندی پروژه استفاده می شود.
اما موضوعی که می خواهیم در این نوشتار بررسی کنیم این است که وقتی ما یک پروژه را به بخش های کوچک تر تقسیم کردیم چگونه انتخاب کنیم که از کدام بخش شروع کنیم و با چه ترتیبی انجام بخش های مختلف پروژه را به پیش ببریم. این سؤال نه تنها برای مدیریت یک پروژه مطرح است بلکه برای زندگی شخصی ما هم همیشه این مسئله وجود دارد که چگونه انبوهی از کارهایی که باید انجام دهیم را مرتب کنیم، از کدام شروع کنیم، روی کدام بیشتر وقت بگذاریم و کدام یکی از آن ها را به بعد موکول کنیم.
این مسئله ازآن جهت اهمیت دارد که اگر ما نتوانیم به خوبی فرآیند پیشبرد کارهایمان را اولویت بندی کنیم زمان و انرژی خود را بر روی کارهایی صرف خواهیم کرد که ارزش چندانی ندارند و در پیشرفت پروژه تأثیری ندارد. از طرف دیگر وقتی ما به ترتیب قانع کننده ای برای این که الآن باید روی چه کاری زمان بگذاریم نرسیم همیشه دچار این نگرانی هستیم که آیا آن کاری که داریم انجام می دهیم لازم است و آیا بیش ازاندازه روی آن وقت نمی گذاریم همین باعث می شود نتوانیم تمام تمرکزمان را روی کاری بگذاریم که هم اکنون در حال انجام آن هستیم.
شاید یک مثال بتواند اهمیت مسئله را بیشتر روشن کند، فرض کنید شما می خواهید یک خانه کوچک بسازید، اگر اولویت بندی برای انجام کارها نداشته باشید ممکن است روی جزئیات بخش هایی از خانه وقت و انرژی زیادی بگذارید درحالی که بخش های اصلی خانه مانند ستون یا سقف هنوز کامل نشده است.
هر بخش کوچک پروژه می تواند از جنس وظیفه (Task) باشد که حدود 2 تا 3 ساعت زمان بخواهد. هر کدام از این وظیفه ها مثل آجرهای یک دیوار هستند که اگر این آجرها به درستی و با دقت سر جای خود قرار نگیرد باعث خواهد شد نتیجه کار یک دیوار آسیب پذیر و آشفته شود. همین طور وقتی شما در حال انجام پروژه هستید باید تمام تمرکزتان بر روی آن بخشی از پروژه که اکنون زیر دست شما است باشد تا بتواند در مجموعه خروجی نهایی به درستی کار کند، وگرنه باعث دوباره کاری و اتلاف هزینه خواهد شد.
برای این که ما از این آشفتگی و سردرگمی نجات پیدا کنیم لازم است تا کلاف درهم پیچیده پروژه را به یک رشته منظم کار تبدیل کنیم. رشته ای از کارها که بدانیم کدام را باید بعد از دیگری انجام دهیم. به این رشته از کارها یا فهرست اولویت بندی شده کارها در رویکرد چابک بکلاگ (backlog) گفته می شود. بکلاگ را می شود فهرست کارهای انباشته شده نیز نامید ولی اجازه بدهید از همان کلمه بکلاگ برای اشاره به این مفهوم در اینجا استفاده کنیم.
بنابراین مسئله ای که با آن سروکار داریم این است که چگونه این فهرست کارهای انباشته شده یا بکلاگ را مرتب کنیم. در رویکرد مدیریت چابک هدف این است که بیشترین ارزش برای مخاطب با کمترین هزینه و در کوتاه ترین زمان ایجاد شود، بر این اساس بکلاگ را با این نگاه اولویت بندی خواهیم کرد. یعنی کارهایی که بیشترین ارزش را با کمترین هزینه و زمان برای مخاطب (یا مشتری) ایجاد می کنند را در اولویت قرار می دهیم. پس اگر خیلی ساده بخواهیم بگوییم،در بالای فهرست بکلاگ کارهایی قرار می گیرند که به نسبت بقیه با زمان و هزینه ی کمتر ارزش بیشتری را برای مخاطب ما ایجاد کنند.
بنابراین برای مشخص کردن اولویت هر کار در بکلاگ ما نیاز به سنجش دو متغیر کلی داریم، یکی را وزن کار می گوییم و دیگری را ارزش کار. وزن کار از حجم، خطر، زمان و هزینه کار تأثیر می گیرد، هر چه انجام یک کار به هر دلیلی سخت تر باشد وزن آن بیشتر است و این وزن کار باعث می شود آن در لیست کارهای ما پایین تر برود.
در کفه دیگر ترازو ارزش کار است، ارزش کار را می توان با متغیرهایی مانند سودی که برای ما حاصل می شود، رضایتی که برای مشتری ایجاد می کند، یا با تأثیر بلندمدتی که در پیشبرد کار ما دارد سنجید. هر چه ارزش یک کار بیشتر باشد در فهرست کارها ما بالاتر می رود. بنابراین برای این که اولویت کارهای را نسبت به هم مشخص کنیم نیاز است تا نسبت وزن و ارزش آن ها را اندازه بگیریم و باهم مقایسه کنیم.
با این روش در بالای لیست کارهای کم وزن تر و باارزش بالاتر قرار می گیرند و در پایین لیست کارهای که وزن زیادی دارند و از ما زمان و زحمت زیادی می گیرند ولی چندان ارزشی برای ما و یا مخاطب ندارند قرار می گیرند.
بررسی یک مثال
در اینجا یک مثال می تواند بهتر روش اولویت بندی بکلاگ را برای ما روش کند. فرض کنید شما مدیر یک هتل هستید و مجموعه ای از کارهای در راستای مدیریت هتل به شما ارجاع داده شده و شما باید تصمیم گیری کنید که کدام یک را اول انجام دهیم.
لیست کارهایی که شما بر روی دیوار خود چسبانده ای ازاین قرار است:
- گل کاری حیاط هتل
- تعمیر آسانسور
- نصب دوربین مداربسته در راهروها
- افزایش روشنایی ورودی هتل
- ارتقاء کیفیت دشک های هتل
- تغییر دکوراسیون لابی
برای تخمین زدن دو متغیر وزن و ارزش از اعداد سری فیبوناچی استفاده می کنیم. یعنی امتیاز هر فعالیت باید از میان اعداد 1 – 2 – 3 – 5 – 8 – 13 – 21 انتخاب شود. محدود کردن امتیازها به این اعداد کمک می کند تا بهتر بتوانیم ارزش و وزن کارها را از هم تفکیک کنیم و کارهایی که وزن و ارزشی حدوداً شبیه به هم دارند را در زیر اعداد دسته بندی کنیم. نکته دیگر این است باید با این اعداد مثل پیمانه برخورد کنیم، یعنی اگر به نظر ما اندازه یک کاری 6 است دیگر در پیمانه پنج جا نمی گیرد و باید آن را در دسته بندی کارها باارزش 8 قرار دهیم.
| کار | هزینه تأخیر | وزن کار | شاخص WSJF |
| تعمیر آسانسور | 13 | 3 | 4.33 |
| نصب دوربین مداربسته در راهروها | 8 | 8 | 1 |
| گل کاری حیاط هتل | 5 | 8 | 0.6 |
| افزایش روشنایی ورودی هتل | 2 | 5 | 0.4 |
| ارتقاء کیفیت دشک های هتل | 5 | 13 | 0.3 |
| تغییر دکوراسیون لابی | 2 | 13 | 0.15 |
تعمیر آسانسور ازآن جهت اولویت اول است که هم برای مسافران هتل ارزش زیادی دارد تا با آسانسور بالا بروند و مجبور نباشند از پله بالا روند، هم خیلی بحرانی است، هر زمان که تعمیر آسانسور به تعویق بیفتد نارضایتی مشتریان بیشتر خواهد شد، از طرف دیگر حجم کار آن 3 است که نسبت به همه کارها کمتر است.
جایگاه دوم برای نصب دوربین مداربسته است باوجوداینکه برای هتل یا مسافران در کوتاه مدت ارزشی نمی افزاید و بحرانی هم نیست ولی ریسک سرقت شدن در هتل را به شدت کاهش خواهد داد.
گل کاری حیات به این دلیل که باعث می شود مسافران از محیط هتل بیشتر لذت ببرند و هم این که در آینده فرصت ایجاد کافی شاپ در حیاط هتل را ایجاد می کند اولویت بالایی دارد. افزایش روشنایی ورودی هتل فقط برای هتل ارزش ایجاد می کند ولی بحرانی نیست.
ارتقاء کیفیت دشک ها البته که بر روی رضایت مشتریان تأثیر زیادی دارد و ازآن جهت که اگر کیفیت دشک ها نارضایی ایجاد کند بحرانی است ولی به دلیل حجم بالای کار که از هزینه دشک ها ناشی می شود به پایین لیست منتقل می شود. تغییر دکوراسیون لابی برای هتل و مسافران ارزش ایجاد می کند ولی به دلیل هزینه در پایین لیست گذاشته می شود.
باید توجه داشت این روش اولویت بندی بر مبنای ورزش و ارزرش اگرچه که کارآمد است ولی باید در نظر گرفت که ممکن است خروجی آن کاملاً درست نباشد، برای همین بعد از اولویت بندی بکلاگ ما به مرتب کردن بکلاگ نیاز خواهیم داشت. به این معنی که ببینیم آیا خروجی اولویت بندی به نظر ما و به صورت حدودی آیا قابل قبول و منطقی هست. و دیگر این که بعضی از کارها به هم ارتباط دارند، مثلاً یک کار پیش نیاز انجام کار دیگر است در مرتب کردن نهایی بکلاگ این موضوع را هم باید در نظر گرفت.
با تمام این وجود ممکن است خروجی نهایی بکلاگ 100% درست نباشد، باید توجه داشته باشید یک اولویت بندی تااندازه ای خوب بهتر از آشفتگی و بی برنامگی است، بنابراین یکجایی باید با یک اولویت بندی به توافق برسید و آن را به رسمیت بشناسید و بر اساس آن کار را پیش ببرید. در نوشتارهای آینده در مورد این صحبت خواهیم کرد که اسپرینت چیست و چرا لازم است ما بکلاگ را به صورت دوره ای بارچینی کنیم.
منابع: https://www.scaledagileframework.com/wsjf/
