با توجه به جهان پیچیده امروز و عدم قطعیت حاکم بر روندهای صنعت، کسب و کار، فناوری، محیط، جامعه و … سازمانها ناچار به تجدیدنظر در شیوه‌های مدیریتی خود و استفاده از روش‌های کارآمدتر، مشارکتی‌تر، با خطای کمتر و سریع‌تر هستند تا بتوانند نسبت به تحولات و تغییرات پرشتاب جهان، پاسخ‌های به موقع و متناسب ارائه کنند.
مدیریت پروژه چابک یک رویکرد افزایشی و تکرارشونده است که به جای برنامه ریزی عمیق در ابتدای پروژه، برای تغییر الزامات پروژه در طول زمان، باز است و از بازخورد مداوم مشتریان یا کاربران نهایی بهره می برد. به این ترتیب که تیم های چابک چند منظوره (Cross Functional Teams) در طول یک دوره زمانی، روی تکرار نسخه های رو به بهبود یک محصول کار می کنند و این کار به صورتی سازماندهی می شود که بر اساس ارزش تجاری یا مشتریان و کاربران اولویت بندی می شود. هدف از هر تکرار، تولید یک محصول کارآمدتر است.
از زمانی که بیانیه چابک (Agile Manifesto) نوشته شد، چابک به یک دلیل ساده، به یک رویکرد استاندارد صنعتی برای توسعه نرم‌افزار و محصول تبدیل شده است: چون چابک کار می‌کند.
رویکرد چابک تشخیص می دهد که هیچ دو تیم و دو پروژه‌ای شبیه هم نیستند. به همین دلیل یک روش مناسب برای همه را تجویز نمی کند. در عوض تیم ها و سازمان ها را تشویق می کند تا از شرایط و محیط یاد بگیرند و سازگار شوند. از آنجا که تیم ها از ارکان اصلی رویکرد چابک هستند، چابک، فرصت های خوبی برای پرورش تیم های چابک و سالم را در اختیار سازمانها و شرکت ها قرار می دهد در این یادداشت ما برخی از ویژگی های تیم های چابک موفق را شرح می دهیم.
1. چشم انداز یکپارچه
تیم های چابک موفق تشخیص می دهند که چابک مجموعه ای از فعالیت ها یا مراسم نیست. این یک طرز فکر است که چهارچوب های (Frameworks) مختلفی در آن، بر جنبه های مختلف چابک تاکید دارند و تکنیک های زیادی را به کار می برند. با این حال، همه یک طرز فکر اساسی دارند که مشخصه های آن عبارتند از:
- احترام به افراد درگیر در فرآیند: این افراد هستند که نرم افزار یا سایر محصولات را می سازند و هر فرآیندی باید افراد را در اولویت قرار دهد تا توسعه پایدار و با کیفیت بالا را فراهم کند. اعضای تیم فرسوده به دنبال مشاغل جدید می گردند که منجر به گردش مالی پرهزینه می شود. اعضای تیم خوشحال با تعهدات سرعتی معقول و خودتعیین شده به کار خود افتخار می کنند و می توانند به پیشرفت خود ادامه دهند.
- تعهد به بهبود مستمر: از یک تازه کار چابک بپرسید که مهمترین جلسه یا رویداد در اسکرام چیست و بسیاری از افراد به شما خواهند گفت که مهمترین رویداد، جلسات استندآپ روزانه است. از یک تمرین‌کننده چابک با تجربه بپرسید و تقریباً همیشه این پاسخ را خواهید گرفت: بازنگری اسپرینت(رترو). این تمرین خودآزمایی مستمر، تجزیه و تحلیل و بهبود عمدی (با موارد کار مشخص در لیست الویت بندی شده کارها یا بک لاگ) نشان می دهد که چگونه تیم های بد به تیم های خوب تبدیل می شوند و تیم های خوب به برتری می رسند.
- تاکید بر تکرار سریع ( Rapid Iteration): موفقیت چابک ریشه در درک این دارد که نمی‌توان راه‌حل درست و دقیق برای یک مشکل را از قبل دانست. حتی اگر این کار را انجام دادید، احتمالاً تا زمانی که کارتان تمام شود، راه‌حل درستی نخواهد بود، زیرا ساختن هر محصول یا نرم‌افزاری زمان می‌برد و زمینه بازار همیشه در حال تغییر است. تنها با قرار دادن این ابزار در دست کاربران، تماشای آنچه انجام می‌دهند و پرسیدن اینکه چه فکری می‌کنند، یک تیم می‌تواند تشخیص دهد که آیا محصول درستی می‌سازد و یک نقشه راه ردست تهیه می‌کند یا خیر.
2. تعهد به مسئولیت پذیری و بهبود مستمر
تفاوت اصلی بین تیم های متوسط و تیم های چابک و موفق، درجه ای است که در آن پیشرفت مستمر مورد انتظار و پرورش است. تیم های با عملکرد بالا بدون بهانه جویی مسئولیت شکست ها را بر عهده می گیرند. این امر زمانی اتفاق می‌افتد که به اعضای تیم استقلال کافی برای تصمیم‌گیری داده شود و در عین حال در محدوده ارزش‌های سازمان باقی بمانند. هیچ کسی از ابتدا اجایلیست متولد نشده است. باید ذهنیت را پرورش داد و تمرین کرد. هیچ جایگزینی برای جستجوی آموزش، مطالعه مداوم، و کار با سایر تمرین‌کنندگان چابک در طول زمان، برای ایجاد یک ذهن و تفکر چابک وجود ندارد.
3. یک رویکرد هماهنگ T شکل
بهترین تیم‌های چابک درک می‌کنند که وقتی به صورت دسته جمعی و با همکاری مشترک روی ویژگی‌ها کار می‌کنند، بیشترین تأثیر را دارند. تیم چابک باید ابتدا بر روی آیتم اولویت اول تمرکز لیزری داشته باشد. تا زمانی که آن الویت تمام شود، تمام کارهای دیگر حواس پرتی است. اغلب گفته می شود که اعضای تیم چابک باید T-Shaped باشند: در یک زمینه بسیار ماهر و در بسیاری زمینه های دیگر توانایی دارند. این بدان معناست که همه می توانند در کاری که اکنون باید انجام شود، مشارکت کنند، حتی اگر در تخصص آنها نباشد.
متخصصان غیر تیمی و مجزا تمایل دارند با کار بر روی وظایف در حوزه تخصصی خود، برای زمان خود بهینه سازی کنند. این می تواند تلاش کلی توسعه را مختل کند. بله، ممکن است یک فرد در نوشتن رویه‌های فروشگاه کارآمدتر باشدتا در تست کردن، اما اولویت برای تیم این است که کارهایی را که امروز در حال انجام هستند به پایان برسانند. گاهی با بهینه سازی زمان یک عضو تیم، ممکن است خروجی کلی تیم آسیب ببیند.
هماهنگی در تیم چابک، علاوه بر کاهش زمان ورود به بازار، در کار مشترک بارها و بارها کیفیت بالاتری را نشان داده است. برای مثال توسعه دهندگان محصول یا نرم‌افزاری که برنامه نویسی جفتی را تمرین می کنند از یکدیگر یاد می گیرند و کمتر مرتکب اشتباه می شوند. به علاوه، این امر آموزش متقابل در تیم چابک را ترویج می کند و دانش را توزیع می کند.
4. آسودگی درمورد بازخورد مداوم
چارچوب های چابک اهمیت اندازه گیری و بازخورد را به عنوان یک اهرم کلیدی برای بهبود عملکرد می پذیرند. بسیاری از تیم های چابک برای رسیدن به این هدف از یک چهارچوب تکرار شونده مانند Scrum و SAFe استفاده می کنند. این چارچوب‌ها تلاش‌های کوتاه، مکرر و بسته‌های زمانی را برای تولید یک افزایش (Increment) گسسته از کار، طبق تعریف کار انجام شده (Definition of Done or DOD)، که از پیش تعیین می شود، اعمال می‌کنند، و سپس به دنبال بازخورد برای اطلاع از افزایش بعدی هستند. با این حال، همه چهارچوب‌های چابک از تکرار (Iteration) برای ساختاردهی تلاش های کاری استفاده نمی کنند.
شیوه‌های توسعه ناب (Lean)، از جمله کانبان، در یک جریان مداوم، بدون شروع، میانه یا پایان، بر تلاش کلی کار می‌کنند. آنها بر تحویل به موقع و محدود کردن کار در حال پیشرفت (WIP) تمرکز می‌کنند و تشخیص می‌دهند که هر موردِ کاریِ متمایز، باید از مراحل یا فرآیندهای مختلفی مانند تعریف، توسعه، آزمایش، پذیرش و انتشار عبور کند، و اینکه هر یک از این مراحل تنها می توانند روی بسیاری از موارد به طور همزمان کار کنند. با تجزیه و تحلیل تنگناها و اعمال محدودیت های WIP، موارد کاری فردی، با سرعت بیشتری از طریق سیستم پیش می رود. متخصصان ناب بر معیارهای کمی در مورد فرآیند و همچنین محصول تأکید دارند. این رویکردها اصول چابک را برآورده می کند زیرا کار افزایشی است حتی اگر تکراری نباشد.
5. توانایی کنار گذاشتن روش قدیمی انجام کارها
تبدیل از یک رویکرد طراحی سنتی مثل آبشاری به رویکرد چابک یک گام بزرگ است. هنگام انجام این کار، مطمئن شوید که رویکرد چابک خود را فقط به تیم توسعه خود محدود نمی کنید. آن را با تیم های بخش های تجاری خود نیز ادغام کنید. هنگامی که این کار را انجام دادید، متوجه خواهید شد که با وجود رویکرد چابک و تیم های چابک، ارزش ، از افزایش های کوچک به سودهای بزرگ در سراسر سازمان شما رشد می کند.
6. راحتی با ساختار و خلاقیت
چهارچوب‌های چابک بر انجام طراحی و معماری کافی از قبل تأکید دارند و به تیم توسعه اجازه می‌دهند تا در تعیین بهترین راه برای برآورده کردن نیاز یا داستان کاربران خاص، سطح بالایی از استقلال داشته باشند. علاوه بر این، توسعه مکرر اعضای تیم چابک را تشویق می کند تا رویکردهایی را امتحان کنند که ممکن است سودمند باشند اما هنوز درک نشده اند. اگر این تاکتیک به نتیجه نرسد، تیم چابک آن را زود تشخیص داده و رویکرد خود را اصلاح خواهد کرد. ترکیب این خودمختاری و پذیرش آزمایش منجر به رویکردهای خلاقانه برای حل مسئله می شود.
7. میل به یافتن بهترین راه حل چابک موجود
در حالی که اسکرام محبوب‌ترین چهارچوب چابک برای تیم‌های چابک منفرد است، اما تنها گزینه نیست. همچنین توسعه ناب، کانبان، توسعه مبتنی بر ویژگی، و برنامه نویسی شدید، در میان بسیاری از رویکردهایی که زیر چتر چابک قرار می گیرند، وجود دارد. Scaled Agile Framework for Enterprise (SAFe)، Scrum at Scale و Large-scale Scrum (LeSS) چارچوب های رایج برای به کارگیری رویکرد چابک برای تلاش های سازمان های بزرگ هستند. در حالی که چارچوب‌های مختلف چابک بر تکنیک‌های متفاوتی تأکید می‌کنند، همه آنها با اصول زیر از مانیفست چابک هدایت می‌شوند:
- افراد و تعاملات مهمتر از فرآیندها و ابزار
- نرم افزار یا محصول کاربردی مهمتر از مستندات جامع
- همکاری با مشتری مهمتر از مذاکرات قرارداد
- پاسخ به تغییر مهمتر از پیروی از یک برنامه
در پایان، تیم های چابک، که علاوه بر فهم درست مانیفست چابک و به کار گیری اصول و تمرینات آن، بتوانند در مباحث عملی و فرهنگی تیم سازی، شیوه های مناسب خود را بیابند و به کار گیرند، موفق تر عمل خواهند کرد و در نتیجه عملکرد موفق تیم ها، سازمان به دستاوردهای چشمگیری دست پیدا می کند.
شما چطور فکر می‌کنید؟
به نظر شما مهمترین عوامل موفقیت یک تیم چابک چیست؟
