باز هم کارهای تان دیر شده است؟ نمی توانید تمرکز خود را روی یک کار در یک زمان حفظ کنید زیرا حجم کاری زیادی روی شما ریخته است؟ آیا نمی توانید به طور بهینه و موثر وظایف روزانه را مدیریت کنید و همیشه کمبود زمان دارید؟ برای یک قرار مهم دیر می کنید؟
اینها برخی از سناریوهایی هستند که اکثر ما در طول زندگی خود با آن مواجه شده ایم و هر بار که در یکی از این موقعیت‌ها قرار می گیریم، علامت سوال بزرگی بر برابر مهارت‌های مدیریت زمان ما می‌گذارند. به احتمال زیاد شما حتی سعی کرده اید این مشکل را در طول زمان حل کنید اما هر بار شکست خورده اید؛ زیرا اولویت را تشخیص نداده اید. به همین دلیل، باید این مقاله را بخوانید؛ زیرا ما برخی از موثرترین تکنیک های مدیریت زمان را برای شما جمع آوری کرده ایم!
برای سهولت، این تکنیک ها به دو دسته اصلی تقسیم شده اند که هم نیازهای شخصی و هم حرفه ای مدیریت زمان شما را برآورده می کنند. در این قسمت به مدیریت زمان در محل کار خواهیم پرداخت.
مدیریت موثر زمان در محل کار
اینکه چگونه زمان را به طور موثر مدیریت می‌کنید، چیزهای زیادی در مورد مهارت های استفاده از زمان شما می‌گوید و ضروری است که برخی از آنها را در محل کار خود نشان دهید تا به‌عنوان یک فرد قابل اعتماد برای شغل تان شناخته شوید. برای برخی افراد، مدیریت زمان کار آسانی است، در حالی که برای برخی دیگر می تواند بسیار دردسرساز باشد.
فهرست زیر شامل برخی از موثرترین نکات مدیریت زمان است که می توانید به راحتی برای افزایش بهره وری کار خود از آنها پیروی کنید:
1- اولویت بندی کنید.
روز خود را در محل کار با اولویت بندی کارهایی که پیش رو دارید آغاز کنید و این یک راه عالی برای تنظیم زمان در بقیه روزتان است. اولویت‌بندی کار بر اساس فوریت واقعاً به شما کمک می کند تا زمانی را که باید برای هر کار اختصاص دهید، تعیین کنید و همچنین روشی مؤثر برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه کدام کار به بیشترین توجه شما نیاز دارد و کدام یک را می‌توان برای مدتی به تأخیر انداخت، به شما یاد می دهد. بنابراین، بدون اتلاف وقت بیشتر، از هم اکنون اولویت بندی را شروع کنید! یک نکته مفید برای اولویت بندی موارد مهم، استفاده از ماتریس آیزنهاور برای تصمیم گیری است.
2- زمان صرف شده در شبکه های اجتماعی را بهینه کنید.
اعتیاد به شبکه های اجتماعی امری واقعی است. یک نظرسنجی از 1200 کارمند از شرکت های مختلف نشان داد که 18 درصد از پاسخ دهندگان در طول روز 10 بار یا بیشتر از شبکه های اجتماعی استفاده کرده اند. اگر شما از آن دسته افرادی هستید که به طور مداوم ساعات طولانی را در شبکه‌های اجتماعی صرف می‌کنید، پس دوست عزیزم مسئله این است! اگر می خواهید بازده خود را در محل کار افزایش دهید، باید این عادت را کنار بگذارید.
میزان زمانی را که در طول ساعات کاری روزانه در رسانه های اجتماعی صرف می کنید را رصد و الگوهای استفاده روزانه از رسانه های اجتماعی خود را تجزیه و تحلیل کنید. این ارزیابی به شما در تحلیل کل زمان صرف شده در رسانه های اجتماعی کمک می کند، در نتیجه به شما کمک می کند تا این زمان را تا آنجا که می توانید برای بهبود بازده کاری خود کاهش دهید.
3- از ساعات اوج انرژی خودتان استفاده کنید.
هر فردی یک «ساعت بدن» دارد که فرد را به خوردن، خواب یا کار در زمان‌های خاص راهنمایی می‌کند و از فردی به فرد دیگر متفاوت است. برای مثال الگوی خواب من می تواند با شما متفاوت باشد و برعکس. به طور مشابه، با توجه به این ساعت بدن، سطوح بهره وری در ساعات خاصی از روز نیز برای هر فرد متفاوت است. طبق گفته ی ردبوت (Redboot)، معمولاً یک فرد اکثر وظایف (9.7٪) را در حدود ساعت 11 صبح انجام می دهد. پس از آن، سطح بهره وری احتمالاً کاهش می یابد.
ممکن است از اطرافیانتان شنیده باشید که آدم صبح نیستند یا شب ها بهتر کار می کنند. این درست است زیرا برای برخی از ما صبح‌ها با شکوه است و حداکثر خروجی در طول روز ارائه می‌شود، در حالی که برای برخی دیگر، ساعات شب نسبتاً برای کار مفیدتر است و ساعات اوج انرژی آنها در طول شب یافت می‌شود.
برای مدیریت موثر زمان در محل کار، باید ساعات اوج انرژی خود را شناسایی کنید و روز خود را بر اساس آنها برنامه ریزی کنید و با انجام وظایف با اولویت بالا در آن ساعات، بیشترین بهره را از روز ببرید. با این کار می توانید در زمان کمتری به دستاوردهای بیشتری دست پیدا کنید و بر مهارت تکمیل به موقع کار خود مسلط شوید. بنابراین، از این ضرب الاجل ها در محل کار نترسید و این تکنیک ساده را دنبال کنید تا کار خود را به موقع انجام دهید!
4- بهینه سازی زمان صرف شده.
زمانی که برای کارهای کلیدی صرف می کنید را رصد کنید و گردش کار خود را برای مدیریت زمان بهینه کنید. سعی کنید وظایف خود را خودکار (Automatic) کنید. یکی از راه‌های انجام این کار می‌تواند این باشد که زمانبرترین آنها را به وظایف فرعی کوچکتر تبدیل کنید تا تعداد کارهای بیشتری انجام بدهید. این تقسیم به وظایف فرعی کوچکتر یک مزیت دیگر نیز دارد و به شما در درک تفاوت های ظریف کار کمک می کند.
5- استفاده از ابزارهای حرفه ای مدیریت زمان.
پذیرید که بدون ابزار یا نرم افزار مناسب، مدیریت تمام وظایف فردی و تیمی در محل کار به طور کارآمد دردسرساز می شود، که در نتیجه مدیریت زمان را دشوار می کند. ابزارهای مدیریت پروژه متعددی در اینترنت وجود دارد که می توان از آنها برای مدیریت و کنترل تمام فعالیت‌های مرتبط با کار استفاده کرد.
6- کارهای مرتبط را با هم انجام دهید.
همیشه این احتمال وجود دارد که بیش از یک وظیفه در روز داشته باشید. برای اینکه همه آنها را در زمان مناسب انجام دهید، کارهای مشابه یا مرتبط را با هم ترکیب کنید. یک دلیل ساده برای انجام این کار این است که انواع مختلف وظایف توانایی های متفاوتی را می طلبد. با انجام کارهای مشابه با هم، حالت مغز شما تغییر نمی کند و هوشیار و متمرکز می مانید. این تکنیک ساده مدیریت زمان برای کار، به گونه ای مؤثر است که واقعاً می تواند به شما کمک کند تا همه وظایف خود را سازماندهی کنید و از خستگی ذهنی که معمولاً ناشی از تلاش برای انجام چندین کار در طول روز است جلوگیری می کند.
۷- به طور منظم استراحت کنید.
شما در محل کار خود هستید، احساس می کنید کاملاً سازنده و پرانرژی فعالیت می کنید، ایده ها در جریان هستند و به نظر می رسد همه چیز خوب کار می کند، اما این برای همیشه دوام نخواهد داشت. زمانی فرا می رسد که شما از حالت اوج خودتان خارج شوید و احساس عدم تمرکز کنید. در آن زمان است که به یک استراحت کوتاه نیاز دارید! یکی از تکنیک های موثر مدیریت زمان در محل کار این است که در طول ساعات کاری خود، به طور منظم استراحت کنید؛ زیرا این استراحت های کوچک به شما کمک می کند تمرکز خود را حفظ کنید. استراحت کوچک در طول یک کار، راهی عالی برای متمرکز نگه داشتن شما بر روی آن کار خاص برای مدت زمان طولانی است.
یک پدیده جالب مرتبط با مدیریت زمان موثر، خستگی ناشی از تصمیم گیری است. تصمیم گیری مستمر در طول روز، می تواند منجر به خستگی تصمیم گیری شود و کیفیت تصمیم های گرفته شده توسط یک فرد تحت تأثیر خستگی قرار می گیرد. با استناد به یک مطالعه معروف، قضات با احتمال بیشتری در ابتدای روز کاری یا بعد از استراحت غذا به زندانیان آزادی مشروط اعطا می کنند. جدای از فواید ذهنی، انحرافات مختصر از کار می‌تواند برای سلامت جسمانی نیز بسیار مفید باشد. نشستن طولانی مدت در محل کار سلامتی شما را کاهش می دهد. بنابراین، بعد از هر ساعت، 5 دقیقه استراحت کنید تا ذهن خود را تازه کنید و روحیه خود را بهبود ببخشید و مدیریت زمان موثری در محل کار داشته باشید.
